Négy éve, 2018. május 25-én lépett életbe a General Data Protection Regulation, vagyis leánynevén GDPR. Az évforduló apropóján megnézzük, hogyan kell az adatokat törölni GDPR kompatibilisan.
A GDPR életbe lépése előtt a magyar adatvédelmi törvények és rendelkezések európai szinten is szigorúak voltak. Az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelete után mindenki számára nyilvánvalóvá vált, hogy az adattörlés folyamatos és állandó feladatokat ad a vállalatoknak.
Miért kell az adatokat törölni?
Röviden azért, mert a törvény ezt előírja.
A GDPR egyik alapeleme, hogy egy bizonyos időszakra korlátozza a személyes adatok tárolását. Az adatokat csak addig lehet tárolni, amíg az információra szüksége van a szervezetnek. Persze, ezt nem azt jelenti, hogy például a vásárlói adatokat az érintett hozzájárulása nélkül marketing célokra is felhasználja a vállalat. Az adatok gyűjtésének okát meg kell adni, jelölni. Amint ez az ok megszűnik, az adatokat törölni kell. A vállalatoknak törlési és rendszeres felülvizsgálati határidőket is meg kell állapítani, ezen eseményekről nyilvántartást kell vezetniük.
Mikor kell törölni az adatokat?
A GDPR és a 2011-es Infotörvény (2011. évi CXII. törvény az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról) pontosan leírja azokat az eseteket, amikor az adatokat a cégnek törölnie kell:
Ha az adatok kezelése jogellene
Ha az érintett (az adat tulajdonosa) kéri
Ha az adat hiányos vagy téves, és ez a helyzet csak adattörléssel orvosolható (feltéve, hogy a törlést a törvény nem zárja ki)
Az adatkezelés célja megszűnt vagy az adatok tárolásának ideje lejárt
Az adattörlést valamely bíróság vagy hatóság elrendelte
A rendelkezések szerint az adattörlést a magyar vállalatoknak a rendelkezésre álló legbiztonságosabb technológiával kell végrehajtani, minősítetten.
Hogyan töröljük az adatokat?
A vállalatok számára a minősített adattörlés a járható út, amikor egy szoftver használatával egy zárt láncba bekerült adathordozót többszörösen felülírják véletlenszerű 0-val és 1-sel. Ezzel garantáljuk, hogy a rajta lévő információt senki, semmilyen szoftverrel vagy egyéb megoldással nem tudja visszanyerni. A törlésnél használt algoritmusok katonai szintűek, így az adatok megsemmisítése garantált.
Például a Blancco által is használt DoD 5220.22-M szabvány olyan eljárást határoz meg, amely az adathordozók felülírását egyesek és nullák mintáival végzi el, három felülírási ciklusban, melyeket az eljárás végén egy visszaellenőrzés követ. Ennek során minden elérhető terület felülírásnak először (bináris) nullákkal, aztán egyesekkel, végül pedig véletlenszerű mintával. Ezt követően az utolsó felülírási ciklus visszaellenőrzése következik.
Az adathordozók kivezetése
Szintén fontos GDPR szempontból az adathordozók dokumentált kivezetése. Ezeket nem lehet például egyszerűen kiszerelni a használt eszközből, majd eladni. A rajtuk lévő adatokat jegyzőkönyvezetten, minősítetten törölni kell. Ehhez külső vállalattól – például a Data Clear-tól – is igénybe vehetünk adattörlési szolgáltatást.
A minősített adattörlés nagy előnye, hogy az adathordozók nem semmisülnek meg, azokat el lehet adni vagy oda lehet adományozni másoknak.
Vannak esetek, amikor az adatokat csak az adathordozó fizikai megsemmisítésével lehet minősítetten törölni: amikor például az adathordozó fizikailag sérült és az adatokat nem tudjuk elolvasni róluk. A fizikai megsemmisítéskor a keletkezett hulladék megterheli a környezetet, így csakis indokolt esetben vegyük igénybe.
A minősített adattörlés vagy a fizikai megsemmisítés is garantálja, hogy az adatok megsemmisülnek, így azok nem kerülhetnek illetéktelenek kezébe. Hiszen GDPR kompatibilisan töröltük őket.
Előző cikkünkben az operációs rendszerekbe beépített adattörlés, a formázás és az adatok titkosítása körüli félreértéseket tisztáztuk. De sajnos ezeken kívül is vannak még adattörléssel kapcsolatos félreértések és mítoszok, ezeket sorozatunk második és egyben befejező részében tisztázzuk.
Azt láttuk, hogy rengeteg adatot generálunk nap mint nap, a World Economic Forum becslése szerint 2025-ben naponta 463 exabyte-nyi adatot termel a világ. Ha ez sok, megértjük. És fel sem tudjuk fogni, pontosan mit is jelent ez az adatmennyiség.
Az interneten népszerű közösségi média oldalak percenként ontják magukból a tartalmakat. A Domo grafikonja szerint egy perc alatt az Instagram népe 65 ezer képet oszt meg, a YouTube felhasználók 694 ezernyi órát streamelnek vagy a Slack felhasználók 148 ezer üzenetet küldenek el (bővebben lásd grafikonunkat).
No de lássuk, ezzel a rengeteg adattal kapcsolatban milyen adattörlési mítoszok tartják magukat.
Mítosz 4 – fizikailag kell megsemmisíteni minden adatot
Mint minden esetben, itt is az ördög a részletekben rejlik. A fizikai megsemmisítés sok esetben szervezeti előírás, azt feltételezve, hogy a szigorúan titkos adatok megsemmisítéséhez az adathordozó fizikai rombolására van szükség.
Ahogy erről korábban a DataClear blogjában írtunk, a kormányzati szervezetek esetében kedvelt adatmegsemmisítési módszer a fizikai megsemmisítés. A szűkös költségvetésből gazdálkodó szervezeteknél nem gondolnak arra, hogy ez a módszer felesleges elektronikai hulladékkal terheli a környezetet, miközben komoly kiadásaik keletkeznek. Számítások szerint évente áltagosan 7,7 – 10 millió forintot fordítanak erre feleslegesen. A fizikai megsemmisítés költsége mellett a kieső adattárolókat is pótolni kell.
Kis vágási méret kell
A fizikai megsemmisítés esetében a részletet a vágási méret jelenti. A merevlemezekhez képest az SSD-ken sűrűbben tároljuk az adatokat. A legkisebb vágási méretet kell választani, hogy biztosak legyünk abban: a szeletelőn nem jutnak át ép darabok, amiről az információ visszaállítható. Az amerikai nemzetbiztonsági hivatal ajánlása szerint 2 mm a javasolt vágási méret.
A fizikai megsemmisítés teljes és biztonságos alternatívája a minősített adattörlés, amikor a környezetet kímélve, a régi berendezéseknek új felhasználási lehetőséget teremtve szabadulunk meg minősítetten az adatoktól. Sok esetben az adathordozó értéke fedezi a szakszerű és minősített adattörlést, így ez nem jelent plusz költséget a szervezetnek.
Mítosz 5 – a demágnesezés minden esetben jó
Amint a technológia neve is mutatja, a demágnesezés CSAK a mágnesesen tárolt adatok esetében működik. Ez a gyakorlatban merevlemezeket és mágnesen szalagokat jelent. Az SSD-k félvezetőkön tárolja az információt, az optikai adattárolók pedig a fény segítségével.
A demagnetizálás a sérült, életciklusok végén lévő elektronikai eszközök esetében használható hatékonyan, ahol az adatokat mágnesen elven tárolják.
És ami nem mítosz – a minősített adattörlés
Kényelmes, tanúsított, környezetvédő, minden adattól megszabadulunk végleg és helyreállíthatatlanul, sok esetben az adathordozó értéke fedezi az eljárás költségeit, így nem jelent plusz kiadást – ez a minősített adattörlés. Hátránya, hogy időigényesebb mint a többi módszer, viszont arra kényszeríti a szervezeteket, hogy GDPR kompatibilis módon, folyamatokban gondolkodjanak.
Az adattörlés lényege, hogy a szoftver segítségével egy nemzetközi szabvány szerint véletlenszerű 0-val és 1-essel felülírjuk az adatokat, többszörösen. Az adatok többszörös felülírása garantálja, hogy az adatok örökre elvesztek. Mindez egy zárt, megbízható rendszerben történik, melyről tanúsítványt állítunk ki. Az adathordozó nem sérül, így azt más eszközben újra fel lehet használni.
A home office-ban dolgozó kollégák sok időt töltenek a munkahelyi információk keresésével.
Két éve kényszerültek dolgozók milliói home office-ba, és ez a munkavégzési forma azóta is töretlenül népszerű. A Microsoft Work Trend Index 2022 felmérése szerint a munkavállalók 38 százaléka dolgozik jelenleg hibrid módon, ami 7 százalékos növekedést jelent az egy évvel korábbihoz.
Az is kiderült a felmérésből, hogy az emberek 52 százaléka továbbra is otthonról szeretne dolgozni az elkövetkező egy évben.
Nem találjuk az adatokat
Azonban az otthoni munkavégzésnek van egy hátulütője: az emberek naponta átlagosan fél órát töltenek a fontos adatok keresésével és megtalálásával. Egy év alatt ez 18 munkanapot jelent összesen, napi 8 órás munkaidővel számolva.
A Sinequa vállalat felmérésében 503 tudásmunkást kérdeztek meg Nagy-Britanniában. A válaszadók közel fele (46 százalék) szerint kicsit könnyebb is lehetne az adatok rendszerezése, és így sokkal hamarabb találnák meg azokat. Összesen öt emberből kettő számára sokkal bonyolultabb és problémásabb lett a munkaadatok megtalálása.
Az adattörlés is a megoldás része
A problémát az is jelenti, hogy a vállalatok belső rendszerében nehézkés és bonyolult keresőket használnak – már ha van. Az alkalmazottak az internetes keresőkhöz hasonló, könnyen használható kereső eszközöket szeretnének használni.
A vállalatoknál az is megoldást jelentene, ha az adatok menedzselésével tudatosan és rendszeresen foglalkoznának. Így a szükségtelen adatokat nem tárolnák feleslegesen, hanem minősítetten és véglegesen tudnák törölni. Az adatok törlésével rendszerezettebbé válnak a vállalati információk, erőforrások szabadulnak fel.
Noha szűkös költségvetés áll rendelkezésükre, a kormányzati szervezeteknél még mindig népszerű az adattárolók fizikai megsemmisítése életciklusok végén – derül ki a Blancco 2022 márciusában megjelentetett kutatása szerint. A tanúsított adattörlés a fizikai megsemmisítés teljes körű alternatívája.
A legtöbb kormányzati, közigazgatási szervezet szerte a világban SSD-n vagyis tartós állapotú meghajtón tárolja az érzékeny adatokat is. Ezek a meghajtók a felhőben, on-premise adatközpontokban találhatóak, többféle IT eszközzel használják, legyen az asztali gép, laptop vagy multifunkciós nyomtató.
Fizikailag megsemmisítik az adatokat
A Blancco kutatása szerint a kormányzati szervezetek gyakran (az esetek 40 százalékában) fizikailag ledarálják ezeket az adathordozókat életciklusuk végén, ezzel védve a rajuk lévő adatokat.
A technológiai frissítés, adatmigrációs projekt vagy más okból történő csere felesleges kiadásra kényszeríti a szervezeteket. Azonban az esetek többségében a túlzott óvatosság miatt mégis ezt választják az állami szervezetek.
A kutatásban 596 kormányzati IT-vezetőt kérdeztek meg, kilenc országból. A megkérdezett szervezetek 12,8 és 17 millió dollár között költöttek minden évben arra, hogy fizikailag ledarálják az adathordozókat – és ezzel a rájuk támaszkodó IT eszközöket is, legyenek azok laptopok, asztali gépek vagy szerverek.
Ezek felett további 40 millió dollárt költöttek az így elpusztított IT infrastruktúra helyettesítésére. A szervezetek egy SSD-t semmisítettek meg átlagosan évente, minden harmadik alkalmazottra kivetítve.
Évente cserélnek gépeket
A szervezetek egyébként a megszokott gyakorlat szerint, évente laptopjaik és számítógépjeik egyharmadát lecserélték. Azonban egy szervezetben ennél több SSD található, hisz sokan tartanak fenn például saját adatközpontot.
A válaszadó szervezetek évente átlagosan 1433 SSD-t semmisítettek meg. A tanulmány becslései szerint ennek költsége 15-20 dollár volt SSD-ként, ami 21 495 – 28 660 dollárnyi felesleges kiadást jelent. És ekkor még nem beszéltünk az SSD-k cseréjéről: a válaszadók szerint a feleslegesen megsemmisített eszközök cseréje éves szinten 86 730 – 93 865 dollár közé tehető.
Miért a fizikai megsemmisítés?
A kutatásban az is megvizsgálták, hogy miért a fizikai megsemmisítés mellett teszik le a voksukat a különböző kormányzati szervezetek. Az esetek 40 százalékában a fizikai megsemmisítést írta elő a szervezet szabályzata vagy irányelvei, így nem volt más választás.
Ezt a fajta adatmegsemmisítést a válaszadók 46 százaléka találta a legbiztonságosabbnak – vagyis van mit még tanulni és tanítani biztonságos adattörlés terén. A megkérdezettek 38 százalékánál más adatmegsemmisítési technológiát házon belül egy szakember sem ismert.
Az esetek 46 százalékában azonban csak a szenzitív adatokat tartalmazó SSD-k fizikai megsemmisítése kötelező. A szervezetek azonban a többi, nem szenzitív adatot tartalmazó adathordozónál is a darálást választották – csak hogy biztosra menjenek.
Meglepő adatokra bukkantak
Az okok felderítésekor meglepő adatokra is bukkantak: a megkérdezettek 38 százaléka azt gondolja, ez az adattörlési módszer a legolcsóbb az összes közül. Közel negyedük – 22 százalék – nem is ismer alternatív adattörlési módszert, így a tanúsított adatfertőtlenítést sem.
A tanúsított adattörlés a fizikai megsemmisítés kompromisszum mentes alternatívája, ahol az adatokat szoftver segítségével végleg és jegyzőkönyvezve visszaállíthatatlanul töröljük. Eközben a környezetet is megvédjük, hiszen nem keletkezik felesleges elektronikai hulladék.
Azt hisszük, hogy mindig másokkal fordul elő, hogy érzékeny adatokat hagynak kidobott számítógépekben. Sajnos nem így van: az adattörlés elmaradása miatt magyar egészségügyi adatokat találtak egy szemétdombról kikukázott számítógépen.
A merevlemez ettől még működőképes lehet. Kép forrása: Pixabay.
Különböző egyetemek kérésére még 2007-ben végzett egy nemzetközi vizsgálatot a BT. Ennek eredménye sajnos katasztrofális volt: a merevlemezek 37 százalékát nem törölték megfelelően. Az adattörlés fontosságát a DataClear blogján is rendszeresen hangsúlyozzuk, de úgy tűnik sokan nem tanulnak.
Kompromittáló felvételeket is találtak
A 15 évvel ezelőtti vizsgálatban 350 használt merevlemezt vásároltak online aukciókon a kutatók, ezeknek 66 százaléka volt működőképes. A működő adattárolókat 19 százalékánál egyértelműen kiderült, hogy milyen vállalattól származik. A merevlemezek 65 százalékán egy-egy személyt is meg tudtak nevezni, 17 százalékon pedig törvénytelen adatokat is találtak.
Az adattárolókon olyan érzékeny adatokra leltek többek között, mint érzékeny üzleti titkok, vállalati eredmények, bankkártyák adatai, szenzitív egészségügyi adatok, online vásárlási adatok, de a kompromittálók felvételek sem hiányoztak.
Mondhatjuk, hogy a tizenöt év hosszú idő, az emberek, a vállalatok azóta megtanultak együtt élni az adatokkal. És megtanulták a minősített és szakszerű adattörlés fontosságát is. De nem.
Magyar betegek adatai egy kidobott számítógépen
A Kiberblog szerzői ugyanis egy szemeteskuka mellé kidobott kiszuperált számítógép adattárolóját vizsgálták meg közelebbről, mindez 2021-ben történt. A konténerre vigyázó úrtól egy sörért megvásárolt gépnek a merevlemeze még működő, menthető állapotban volt.
A közelebbi vizsgálat kiderítette, hogy a számítógép eredetileg egy nagyváros orvosi rendelőjében működött. A számítógépet leselejtező egyáltalán nem foglalkozott az adatok törlésével, azon többezer (összesen pontosan 3256) beteg és páciens személyes és egészségügyi adatait találták meg.
Az orvos védelmére legyen mondva, a vényíró meg a páciensek adatait nyilvántartó szoftverekbe jelszóval lehetett belépni. Azonban sokat nem kellett a jelszavakon gondolkodni, az igen népszerű 123456 volt egy esetben.
A taj számok, lakcímek, nevek mellett rengeteg kórtörténeti adat, felírt gyógyszerek, citológiai vagy nőgyógyászati eredmény volt a megtalált adatok között. Vagyis minden, amit egy háziorvos tipikusan gyűjt. A gépen 9578 egyedi e-mail címet is találtak.
Töröljük adatainkat minősítetten és véglegesen
Meg győzzük elégszer hangsúlyozni: az adatok teljes és visszavonhatatlan megsemmisítéséhez nem elegendő az egyszerű törlés vagy a merelemez formázása. Ilyenkor a rendszer csak az adatokra vonatkozó hivatkozást törli, magukat az adatokat nem. Egyszerű és ingyenesen letölthető segédprogramokkal ilyenkor az adatok könnyedén visszaállíthatók. A teljes és biztonságos adattörlésben a Data Clear szakemberei a rendelkezésére állnak, minősített és auditált szolgáltatással.
