Vállalati környezetben nagyon nehéz eldönteni, hogy hogyan is kezeljük az adatokat. Mikor töröljünk? Mit töröljünk? Ehhez adunk rövid útmutatót összefoglalónkban.
Nem egyszerű eldönteni vállalati környezetben, hogy milyen adatot mikor érdemes törölni. Vannak vállalatok, akik biztosra mennek és minden adatot – és annak másolatait is – tárolják. Ezzel nemcsak költséges adattárolási szolgáltatást tartanak fenn, hanem a hatóságok szigorú büntetéseit is kockáztatják.
Takarítás, takarítás
Mint ahogy évente tartunk nagytakarítást házunkban, úgy érdemes az adatok között is körülnézni válogatni – és törölni. A személyes adatok esetében Maria Kondo japán tanácsadó és rendszerező tanácsait érdemes követni: ha valamihez több mint egy évig nem nyúltunk hozzá és érzelmi töltete sincs neki, akkor megköszönjük, hogy segített bennünket és töröljük.
A vállalati adatok esetében azonban az érzelmi és praktikus megfontolások mellett egy sor iparági törvény, szabályozás és előírás határozza meg, hogy az adatokat – jellegüknél fogva – hogyan kezeljük, meddig tároljuk és mikor semmisítsük meg pontosan őket.
Még mielőtt tippjeinket felsoroljuk, érdemes körülnézni, hogy egy szervezet életében milyen jellegű adatokat találunk.
Milyen adatokat tárol a vállalat?
Általában vállalati berkekben három féle vállalati adatot különböztet meg. Persze, a vállalat tevékenységétől függően ezen adatok köre tovább bővülhet. Az ügyféladatok tartalmazzák a GDPR hatálya alá eső személyes adatok döntő többségét, mint neveket, címeket, számlaszámokat, pénzügyi adatokat, rendelési tételeket – vagyis mindent, amit ügyfelünkről tudhatunk. A személyes adatok közé tartoznak az egészségügyi adatok is, de ezek csak az egészségügyi szolgáltatóknál jelennek meg.
A második kategóriába esnek az alkalmazottakra vonatkozó adatok, amely a személyes adatok mellett tartalmazza a fizetésre és a teljesítményre vonatkozó információkat is. Egyes cégeknél egészségügyi adatokat is tárolnak, de ez egészen ritka.
A harmadik kategória a vállalati adat, ami a know-how-t, a különböző kutatási és fejlesztési információkat, terveket, marketing és értékesítési stratégiát tartalmazza, de kiterjed az ügyféllistákra is, pénzügyi eredményeket tartalmaz, belső kommunikációt is bele kell érteni. Az utóbbi időben egyre növekvő mértékben az IoT adat is a vállalati adat része: az érzékelőkből, szenzorokból származó nyers adatokról van szó, legyen szó az ellátási láncról, ipari berendezésekről vagy más tevékenységekről.
Ezek az adatok mind-mind egy adatszivárogtatás célpontjai, legyen a kiszivárogtató egy belső alkalmazott, külső partner vagy a hálózatunkba beférkőző hacker. De nem kell feltétlenül csak a rosszra gondolni, hanem elég például egy átvilágításra, auditra: minél több a feleslegesen tárolt adat, annál lassabb ez a folyamat és annál nagyobb a kockázata, hogy nem felelünk meg egy adott előírásnak, szabványnak.
Mikor kell törölni az adatokat?
Érdemes már keletkezésükkor kategorizálni az adatokat, dokumentumoka, hogy később könnyen lehessen őket rendszerezni. Ám de sok esetben erre nincs lehetőség, főként az emailben, alkalomszerűen érkező adatokra és megkeresésekre gondolva. A kategorizálás, az adatbázisba kezelés, a vállalati adatvagyon ismerete sokban segít az adatok megsemmisítésekor is.
Év elején érdemes átvizsgálni, hogy melyek azok az számlák, kimutatások, melyeket már nem kell tárolnunk. A számlákat – az éves beszámolót vagy a könyvelés dokumentumait – 8 évig olvasható formában kell megőriznünk. Azonban az üzleti évről készült beszámoló és az ehhez tartozó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést már 10 évig kell tárolnunk.
Ezekből a dokumentumoknak egy része papír alapú, nagyobb része elektronikus – nyugodtan töröljük őket a törvényi határidő lejárta után. A GDPR határozza meg vállalat által tárolt, személyes adatok megőrzési idejét – ez nagyjából mindaddig kell, míg a szerződéses viszony fel nem áll az adott emberrel. A szerződéses viszony megszűnése után azonban törölni kell.
Töröljünk, ha erre kérnek
A marketing jellegű adatokat többnyire az adott marketing akció céljának lejártáig kell megőrizni, azután törölni kell. Akkor is törölni kell az adatokat, ha a személy erre külön megkér. A szervezetnek képes kell lennie feltárnia és összesítenie minden, adott személyről tárolt adatot.
Egészségügyi adatok estében az adott ország előírásai határozzák meg, hogy az adatokat törölni kell vagy lehet egyáltalán – egy adott páciens kórelőzményére például sok ideig szükség lehet, ezt nem feltétlenül kell törölni.
A vállalati know-how-t minden szervezet igyekszik jól és erősen őrizni, ezt nagy valószínűséggel nem is szeretné senki sem törölni. A vállalati know-how-hoz adatokat szolgáltató IoT adatok esetében pedig érdemes a feldolgozott adatokat tárolni, a nyers forrás adatokat pedig időközönként felülvizsgálni és törölni.
