Vállalati környezetben nagyon nehéz eldönteni, hogy hogyan is kezeljük az adatokat. Mikor töröljünk? Mit töröljünk? Ehhez adunk rövid útmutatót összefoglalónkban.
Nem egyszerű eldönteni vállalati környezetben, hogy milyen adatot mikor érdemes törölni. Vannak vállalatok, akik biztosra mennek és minden adatot – és annak másolatait is – tárolják. Ezzel nemcsak költséges adattárolási szolgáltatást tartanak fenn, hanem a hatóságok szigorú büntetéseit is kockáztatják.
Takarítás, takarítás
Mint ahogy évente tartunk nagytakarítást házunkban, úgy érdemes az adatok között is körülnézni válogatni – és törölni. A személyes adatok esetében Maria Kondo japán tanácsadó és rendszerező tanácsait érdemes követni: ha valamihez több mint egy évig nem nyúltunk hozzá és érzelmi töltete sincs neki, akkor megköszönjük, hogy segített bennünket és töröljük.
A vállalati adatok esetében azonban az érzelmi és praktikus megfontolások mellett egy sor iparági törvény, szabályozás és előírás határozza meg, hogy az adatokat – jellegüknél fogva – hogyan kezeljük, meddig tároljuk és mikor semmisítsük meg pontosan őket.
Még mielőtt tippjeinket felsoroljuk, érdemes körülnézni, hogy egy szervezet életében milyen jellegű adatokat találunk.
Milyen adatokat tárol a vállalat?
Általában vállalati berkekben három féle vállalati adatot különböztet meg. Persze, a vállalat tevékenységétől függően ezen adatok köre tovább bővülhet. Az ügyféladatok tartalmazzák a GDPR hatálya alá eső személyes adatok döntő többségét, mint neveket, címeket, számlaszámokat, pénzügyi adatokat, rendelési tételeket – vagyis mindent, amit ügyfelünkről tudhatunk. A személyes adatok közé tartoznak az egészségügyi adatok is, de ezek csak az egészségügyi szolgáltatóknál jelennek meg.
A második kategóriába esnek az alkalmazottakra vonatkozó adatok, amely a személyes adatok mellett tartalmazza a fizetésre és a teljesítményre vonatkozó információkat is. Egyes cégeknél egészségügyi adatokat is tárolnak, de ez egészen ritka.
A harmadik kategória a vállalati adat, ami a know-how-t, a különböző kutatási és fejlesztési információkat, terveket, marketing és értékesítési stratégiát tartalmazza, de kiterjed az ügyféllistákra is, pénzügyi eredményeket tartalmaz, belső kommunikációt is bele kell érteni. Az utóbbi időben egyre növekvő mértékben az IoT adat is a vállalati adat része: az érzékelőkből, szenzorokból származó nyers adatokról van szó, legyen szó az ellátási láncról, ipari berendezésekről vagy más tevékenységekről.
Ezek az adatok mind-mind egy adatszivárogtatás célpontjai, legyen a kiszivárogtató egy belső alkalmazott, külső partner vagy a hálózatunkba beférkőző hacker. De nem kell feltétlenül csak a rosszra gondolni, hanem elég például egy átvilágításra, auditra: minél több a feleslegesen tárolt adat, annál lassabb ez a folyamat és annál nagyobb a kockázata, hogy nem felelünk meg egy adott előírásnak, szabványnak.
Mikor kell törölni az adatokat?
Érdemes már keletkezésükkor kategorizálni az adatokat, dokumentumoka, hogy később könnyen lehessen őket rendszerezni. Ám de sok esetben erre nincs lehetőség, főként az emailben, alkalomszerűen érkező adatokra és megkeresésekre gondolva. A kategorizálás, az adatbázisba kezelés, a vállalati adatvagyon ismerete sokban segít az adatok megsemmisítésekor is.
Év elején érdemes átvizsgálni, hogy melyek azok az számlák, kimutatások, melyeket már nem kell tárolnunk. A számlákat – az éves beszámolót vagy a könyvelés dokumentumait – 8 évig olvasható formában kell megőriznünk. Azonban az üzleti évről készült beszámoló és az ehhez tartozó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést már 10 évig kell tárolnunk.
Ezekből a dokumentumoknak egy része papír alapú, nagyobb része elektronikus – nyugodtan töröljük őket a törvényi határidő lejárta után. A GDPR határozza meg vállalat által tárolt, személyes adatok megőrzési idejét – ez nagyjából mindaddig kell, míg a szerződéses viszony fel nem áll az adott emberrel. A szerződéses viszony megszűnése után azonban törölni kell.
Töröljünk, ha erre kérnek
A marketing jellegű adatokat többnyire az adott marketing akció céljának lejártáig kell megőrizni, azután törölni kell. Akkor is törölni kell az adatokat, ha a személy erre külön megkér. A szervezetnek képes kell lennie feltárnia és összesítenie minden, adott személyről tárolt adatot.
Egészségügyi adatok estében az adott ország előírásai határozzák meg, hogy az adatokat törölni kell vagy lehet egyáltalán – egy adott páciens kórelőzményére például sok ideig szükség lehet, ezt nem feltétlenül kell törölni.
A vállalati know-how-t minden szervezet igyekszik jól és erősen őrizni, ezt nagy valószínűséggel nem is szeretné senki sem törölni. A vállalati know-how-hoz adatokat szolgáltató IoT adatok esetében pedig érdemes a feldolgozott adatokat tárolni, a nyers forrás adatokat pedig időközönként felülvizsgálni és törölni.
Úgy tűnik, hogy az emberek egyre jobban odafigyelnek személyes adataikra és kitörölnék online személyiségüket. Már ha tudnák.
Egy VPN szolgáltató tanulmányára volt szüksége az emberiségnek ahhoz, hogy megtudjuk az emberek egyharmada (vagyis 33 százaléka) törölné adatait az internetről, ha tudná.
A NordVPN felmérése szerint a válaszadók 45 százaléka úgy véli, nevüknek és adataiknak semmi keresnivalójuk a világhálón. Az emberek 42 százaléka kihasználtnak érzi magát online, miután azt gondolják, a nagy technológiai cégek saját előnyükre gyűjtik a személyes adatokat.
Bűnözők kezére jut az adat
Az emberek 34 százaléka azt gondolja, előbb vagy utóbb adataik a bűnözők kezébe jut, 31 százalékuk pedig egyáltalán nem bízik az internetben. A 10800 ember megkérdezésével készült tanulmány szerint az emberek fele legjobban a személyes pénzügyi adatait törölné az internetről.
Az emberek egyébként a következő adatokat is törölnék a világhálóról:
Előnytelen fotók és videók
Kínos pillanatok
Régi társkereső vagy közösségi média profilokat
Korábbi munkahelyi történetüket
Míg az adatok törlésére vonatkozó igényt teljesen megérjük, azonban szembe kell nézni azzal a valósággal, hogy az internet sohasem felejt. A digitálisan domináns világból eltűnni szinte a lehetetlennel egyenlő.
Fizetnének a biztonságért
Ahhoz, hogy az adatok internetes törlésével ne kelljen foglalkozni és a személyes adatokat is biztonságban tudják, az emberek hajlandóak még fizetni is. A megkérdezettek 38 százaléka pénz áldozna arra, hogy névtelenül használhassa az internetet bármikor.
A megkérdezettek 71 százaléka egyébként attól fél, hogy a pénzügyi adatai rossz kézbe kerül, 43 százalékuk az emailek kiszivárgásától tart, 35 százalékuk az orvosi adatokat félti, 33 százalékuk a közösségi média oldalak tartalmát, míg 24 százalékuk szexuális életüket féltik a nagyobb nyilvánosságtól.
A jogilag kétes gyakorlat egy per miatt került a napvilágra. Ezzel a hatósági megkeresésének akart elébe menni a közösségi oldal.
Brennan Lawson, a Facebooknál dolgozott tartalom moderátorként. Egy 2018-as értekezlet során a közösségi oldal Global Escalation Csapata bemutatta azt az eszközt, mellyel a felhasználók által törölt üzeneteket, egyéb tartalmakat vissza tudta állítani. A moderátor állítása szerint már akkor megkérdőjelezte az eszköz törvényességét, majd fél évvel később, egy Facebook adminisztratív eszköz nem megfelelő használata miatt kirúgták.
Jó színben a hatóságok előtt
A volt moderátor szerint ez csupán kifogás, az igazi ok a törölt adatokat visszaállító gyakorlattal szembeni ellenállása volt, ami lássuk be, elég sok szabálynak és törvénynek ellentmond. A közösségi oldal munkatársai a megszokott protokollokat áthágva támasztották fel a régi, törölt üzeneteket.
Ezzel a hatóságok kéréseinek kívántak eleget tenni, akik egy-egy ügyben hozzájuk fordultak tisztázni, hogy történt-e adott üzenetváltás a gyanúsítottak között, mikor küldték el az adott üzenetet és mit is tartalmazott az üzenet.
A Global Escalation Team minden esetet egyénileg megvizsgált és megnézték, milyen adatokat törölt az adott felhasználó, majd eldöntötték, mit és hogyan osztanak meg a hatóságokkal. Noha értendő, hogy a közösségi oldal a nyomozók munkáját szerette volna támogatni, az törölt adatok feltámasztásával maga is törvénytelenül járt el. Már ha igaz, amit a kirúgott alkalmazott állít.
Az ügy neve Lawson v. Meta Platforms Inc., 22-civ-02723, Kaliforniában tárgyalja a bíróság.
Egy ember hétvégi italozása a japán Amagasaki városban a teljes lakosságot veszélybe sodorta.
Még június végén történt az az eset, hogy a hatóságok közleménye szerint egy meg nem nevezett önkormányzati dolgozó egy esti italozás mellett döntött a japán Amagasaki városban. A negyvenes éveiben járó férfi az utcán aludta ki fáradalmait, miután egy helyi vendéglőben a kelletténél több alkoholt fogyasztott. A híradások szerint, miután felébredt, a város összes lakosainak adatait tartalmazó USB meghajtó, táskájával egyetemben eltűnt.
Közel félmillió lakos adata tűnt el
Az önkormányzat dolgozójának a feladatkörébe tartozott az adókedvezmények megállapítása. Vélhetően munkája miatt volt szüksége a szorgalmas, ámde italos kedvű dolgozónak azinformációkra, ezért másolta át egy USB memóriára a város összes, 465 177 darab lakosának minden adatát.
Az adatok között szerepelt a lakosok neve, születési dátuma, címe mellett a teljes adózással kapcsolatos információja is, ahogy a bankszámlaszám is. Az adatok között kiderült az is, hogy az adott lakos vett-e igénybe valamilyen szociális juttatást vagy sem.
Engedély nélkül ne másoljanak
Miután a görbe éjszaka után kijózanodott az önkormányzati dolgozó a rendőrségen tett feljelentést az ellopott táska és szenzitív adatok miatt. A hatóságok közleménye szerint az USB titkosított, így vélhetően senki sem tud hozzáférni az adatokhoz.
Ugyancsak a közlemény szerint az érintett alkalmazottnak joga volt az adatokkal dolgozni, azonban az információkat engedély nélkül másolta át a hordozható USB memóriára. A hatóságok bírálták a mámorából felébredt kollégát, hogy munkája elvégzése után nem törölte az USB-ről az adatokat. Azt is kifogásolták, hogy az adatok szállítására ezt a kevésbé biztonságos módszert választotta.
Az adatok elvesztése nem érinti az adókedvezmények kifizetését, azokat a hatóságok szerint a tervezett menetrend szerint végrehajtják. A közlemény végén a hatóságok figyelmeztették az önkormányzat dolgozóit, hogy engedély nélkül ne másoljanak adatokat USB-re és azokat nem vigyék ki a hivatali irodákból.
